每增加一家服务店，员工排班就会变得更加困难。
在一家门店，一位优秀的经理可能知道哪些员工周六工作效率最高，哪些员工适合提供哪些服务，哪个房间通常爆满，以及什么时候排班比较宽松。在多家门店中，这种本地化的知识需要系统化管理。否则，品牌最终会面临服务覆盖不均、品牌体验不一致、员工闲置、业绩顶尖的员工过度劳累、员工沮丧以及客户找不到合适预约等问题。
多地点服务品牌通过标准化关键规则来管理员工排班，保持员工可用性信息更新，将员工与其能够提供的服务相匹配，使服务覆盖范围与预约需求保持一致，并跟踪各地点的人员利用率。本地经理仍然需要灵活性，但他们也需要一个清晰的系统来管理排班、请假申请、服务资格、预约变更、房间、资源和报告。
目标不仅仅是安排好班次。合理的排班能够确保合适的员工在合适的时间、合适的地点提供合适的服务。
为什么跨多个地点安排员工更难
员工排班不仅仅是日程安排的问题，它还关系到产能、客户体验、员工体验以及管理者赋能等多个方面。
连锁美发沙龙可能需要根据美发师的资质等级、服务时长、染发需求和顾客偏好来安排他们的工作。水疗品牌可能需要协调服务提供商与房间、设备、套餐以及周末高峰时段的需求。宠物护理品牌可能需要根据美容、日托、寄宿、多宠预订和多日服务量来安排员工。学习或教育机构可能需要安排讲师来负责定期课程、活动和补课。
每个地点的具体情况略有不同。有些地点下班后需要更多服务人员，而有些地点则在周末高峰期。有的医疗机构可能总是爆满，而有的则空闲时间过多。有的地点可能人手充足但房间不够，有的地点可能有空余房间但缺少合适的认证医疗人员。
随着网络规模的扩大，小的调度问题会演变成更大的运行问题：
- 每位经理处理员工出勤情况变化的方式都不同。
- 服务资格并非总能在预订流程中体现。
- 需求量大的供应商会不堪重负，而其他供应商则闲置不用。
- 房间和资源限制了预约容量。
- 本地变通方法使举报更加困难。
- 员工并非总能及时了解日程变更。
- 领导者无法判断某个地点是人手不足、人手过剩还是预订量不足。
解决之道并非取消地方判断。地方团队需要更完善的排班系统。
首先要准备好清晰的日程安排输入。
良好的员工排班工作始于制定排班表之前。
多门店品牌需要为每个门店提供准确的信息。这些信息包括：门店员工名单、员工的上班时间、可提供的服务、哪些服务需要特定的房间或资源、每项服务所需时间、适用的预约时间段，以及谁有权进行更改。
这个基础至关重要，因为排班错误往往源于错误的输入。如果系统中显示某位医生有空，但实际上当天并不上班，客户可能会看到一些他们无法使用的时间段。此外，如果医生信息不匹配，也可能导致预约需要更改。如果系统中没有显示房间的可用情况，即使场地已满，日历上也可能显示空闲。
MyTime的预约安排工具支持可配置的服务套餐、精确的时间范围设置、员工分配、员工可用性、认证级别、不同时长以及预约类型的定价。这有助于品牌将预约与合适的员工和服务设置相匹配（MyTime预约安排）。
MyTime 还支持员工排班工具，用于分配班次、管理可用性和查看人员配备水平，员工可以通过应用程序访问日程安排、请假申请和与经理沟通（MyTime 员工管理）。
对于运营者来说，关键在于：航班时刻表的好坏取决于其背后的规则是否完善。
平衡覆盖率与利用率
安排员工上班并不等同于有效利用员工时间。
一个门店看起来人手充足，但仍然有很多空档期。另一个门店看起来人手精简，但可能根本无法应对临时到店、改签、加单或临时需求。正确的问题不仅仅是“我们人手够吗？”，而是“当真正需要人手的时候，是否有合适的人手在岗？”
这就是利用率的重要性所在。
员工利用率有助于管理者了解有多少可用时间已被预订、有多少空闲时间，以及人员配置是否与需求相匹配。它还能帮助管理者避免仅仅依赖直觉。一个业务清淡的周二可能不需要与周六上午相同的员工配置模式。反复出现的闲置时间可能表明存在排班问题、预订信息不透明或服务分配缺口。
MyTime 日历利用率报告显示员工或资源的可用时间段的预订百分比和可用百分比。报告包含预约、预订百分比、未预订百分比、可用小时数以及每个时间段的预订次数等指标。团队可以按地点、员工、资源和日期进行筛选（MyTime 日历利用率报告）。
这种报告方式有助于领导者在不同地点之间进行比较，而无需将所有地点的员工配置模式都统一起来。目标不是制定完全相同的排班表，而是基于信息进行排班。
构建灵活而不混乱
员工排班也会影响员工体验。
盖洛普报告称，58% 的美国员工完全在现场工作，而完全在现场且不具备远程办公能力的员工的敬业度低于远程办公、混合办公或具备远程办公能力的现场员工（盖洛普）。
盖洛普公司发现，对于一线员工而言，工作时间的灵活性比工作地点的灵活性更重要。最吸引人的选择包括自主选择工作日、增加带薪休假或假期以及每周工作四天（盖洛普）。
服务品牌不可能总是提供所有类型的灵活性。客户仍然需要预约。场所仍然需要有人值守。某些服务仍然需要特定的服务人员、房间或资源。
但品牌可以在不造成混乱的情况下创造灵活性。
首先要制定清晰的规则，包括出勤、请假、换班、预约间隔以及经理审批等。员工应该知道如何申请变更。经理应该清楚自己可以在本地审批哪些变更。领导应该能够判断这些变更是否能保障客户体验，或者是否会造成服务缺口。
最糟糕的灵活性形式是非正式且不透明的。经理破例，日程安排随之改变，员工事后才得知，系统不再反映实际情况。最好的灵活性形式是结构化的、公开透明的，并且易于管理。
→ 当员工知道如何提出申请，并且管理者能够在做出改变之前看到对运营的影响时，灵活性才能发挥最佳效果。
给管理人员一份排班手册
本地经理往往是员工排班中的压力点。
他们需要在客户需求、员工偏好、休假申请、临时变更、服务质量、生产力目标和本地收入目标之间取得平衡。如果整个流程依赖于记忆、短信、电子表格或某个人的判断，那么随着品牌规模的扩大，排班就会变得更加困难。
盖洛普表示，团队敬业度差异的 70% 完全取决于经理，并将一线经理描述为员工敬业度的关键杠杆（盖洛普）。
同一项研究指出，与个人贡献者相比，管理者更容易面临相互冲突的优先事项和不明确的期望，这可能导致倦怠（盖洛普）。
因此，赋能管理者是排班策略的一部分。管理者需要的不仅仅是制定排班表的权限，他们还需要一套操作指南。
一套完善的日程安排方案应该能够回答以下问题：
- 何时制定和审核日程安排？
- 员工应该提前多久看到自己的工作安排？
- 如何提交房源变更？
- 哪些变更可以由管理人员在本地批准？
- 哪些服务需要特定的员工资质？
- 在线预约开放前，如何检查房间和资源？
- 当服务提供商预约不足时会发生什么？
- 管理者每周应该查看哪些指标？
这样可以避免排班变成个人因素主导的过程。管理者仍然需要做出判断，但他们是在共同的运营模式下做出这些判断的。
协调涉及多名工作人员、多个服务部门和多种资源的预约
许多服务预约比一个客户、一个服务提供者和一个时间段要复杂得多。
美容院的顾客可能会预订不同服务商提供的多项服务。水疗中心的顾客可能需要指定服务商和特定房间。宠物照护服务可能涉及多只宠物、多日寄养以及人数限制。培训或拓展机构可能需要指定讲师、场地以及班级人数上限。
当排班逻辑无法考虑到这种复杂性时，负担就落在了工作人员身上。他们必须手动查看日历、与其他服务提供者协调、更改预约，或者解释为什么某个看似可用的时间实际上不可用。
MyTime 支持文档解释说，多员工预约可以将每项服务显示在相应员工的列下。每项服务都与更大的预约保持关联（MyTime 多员工预约）。
MyTime 还支持员工特定的在线预约间隔，从 5 分钟到 120 分钟不等。如果客户选择“无偏好”，系统可以根据员工的可用时间显示时间，并使用轮询逻辑分配员工（MyTime 按员工划分的在线预约间隔）。
对于房间和其他受限资源，MyTime 可以在日视图和日程视图中，在员工姓名下方按状态显示预约数量。资源容量会将已签到的预约数量与配置的总容量（MyTime 预约数量和资源容量）进行比较。
这些细节至关重要，因为人员排班和资源调度是相互关联的。服务提供者可能可用，但房间可能没有；房间可能可用，但合适的服务提供者可能没有。忽略其中任何一方都可能给员工和客户带来不便。
利用报告发现人员配备问题
多地点管理团队的领导者需要了解排班制度在哪些方面有效，在哪些方面无效。
问题可能并不总是显而易见。销售额低的地点可能存在需求低、续订率低、本地营销薄弱、员工空闲时间过多、房间容量有限或热门供应商数量不足等问题。而销售额高的地点也可能仍然让顶级员工超负荷工作，同时导致其他供应商闲置。
日程安排报告有助于领导者诊断差异。
MyTime 的报告概览包括员工和排班报告，例如按员工划分的预订、时间跟踪报告、员工排班报告、日历利用率报告和按资源划分的预订。它还包括员工生产力、每日薪酬、按工资周期划分的薪酬、预约历史记录和评分报告（MyTime 报告概览）。
MyTime 的特许经营解决方案还支持全网实时报告，可以按地点和特许经营组查看生产力、收入和利用率（MyTime 特许经营解决方案）。
这种透明度有助于领导者提出更好的人员配备问题：
- 哪些地点存在过多的员工空闲时间？
- 哪些供应商经常出现超额预订的情况？
- 哪些服务造成了调度瓶颈？
- 哪些房间或资源限制了容纳人数？
- 哪些地点需要不同的预订间隔？
- 哪些经理需要指导或更清晰的排班手册？
- 哪些员工的排班与实际预约需求不符？
更完善的报告并不能取代本地情况。它为领导者提供所需的背景信息，以便进行指导、规划和调整。
这在实践中是什么样的呢？
一家连锁美发沙龙将染发服务分配给认证技师，并根据员工调整预约间隔。排班表开始反映技师的空闲时间和是否符合服务资格。→ 确保顾客在合适的时间预约到合适的技师。
一家水疗品牌在调整人员配置前会先评估员工和资源的利用率。管理人员可以了解营业时间过长是由于排班过多、需求过低还是房间不足造成的。→ 当预订和未预订时间清晰可见时，劳动力决策就会得到改善。
一家宠物护理品牌会同时规划员工配备和资源容量。团队可以在日程安排排满之前，就考虑到当天预约、多日预订以及特定服务的需求。→ 人员和资源规划得当，排班效率更高。
学习或进修品牌会将讲师与定期课程和不同地点的需求相匹配。管理层可以了解哪些地点需要更多讲师，哪些课程还有空位。→ 人员排班应反映当地需求，而不是基于统一的网络假设。
MyTime如何支持跨地点员工排班
MyTime 帮助多地点服务品牌在一个操作系统中连接员工排班、预约安排、可用性、资源、利用率和报告。
在员工管理方面，MyTime 支持分配班次、管理可用性、查看人员配备水平、员工日程安排访问、请假申请、经理沟通、绩效跟踪和生产力跟踪（MyTime 员工管理）。
MyTime 在预约安排方面支持员工分配、可配置的预约类型、服务时长、员工可用性、认证级别、缓冲时间、通知、客户沟通、日历同步以及通过 MyTime 应用进行日程管理（MyTime 预约安排）。
MyTime 支持更复杂的预约，支持多人预约和员工专属的在线预约间隔。它还支持按员工统计预约次数和资源容量跟踪（MyTime 多人预约、MyTime 按员工统计的在线预约间隔、MyTime 预约次数和资源容量）。
对于管理者而言，“我的时间”报告功能可帮助团队查看员工的预约情况、排班工时、已预约和未预约时间、资源利用率、生产力、薪酬、时间跟踪和预约历史记录。团队还可以查看地点级别的绩效（参见“我的时间”报告概览）。
这种整体视角至关重要，因为员工排班并非由一人掌控。各地经理制定排班表，员工接受排班表，客户体验排班表，加盟商和运营负责人需要了解排班表是否有效。
常见问题解答
什么是多地点服务品牌的员工排班？
对于拥有多个服务地点的服务品牌而言，员工排班是指将员工的空闲时间、服务资格、预约、房间、资源和当地需求进行匹配，以便每个地点都能在合适的时间获得合适的人员配备。
服务品牌如何安排跨多个地点的员工？
服务品牌通过标准化排班规则、保持员工可用性更新、将服务提供者与其能够提供的服务进行匹配、协调房间和资源、使用经理工作流程进行休假和变更管理以及跟踪跨地点的利用率，来安排多个地点的员工。
品牌应该追踪哪些指标来改进员工排班？
品牌应跟踪员工可用性、排班工时、已预订百分比、未预订百分比、员工预约情况、资源利用率、取消情况、未到场情况、员工生产力、客户反馈以及地点层面的利用率趋势。
如何通过优化员工排班来提升员工体验？
员工排班可以通过以下方式改善员工体验：使排班更清晰，减少临时安排的混乱，为员工提供明确的请假或更改工作时间申请流程，并帮助管理者平衡灵活性和人员配备。此外，它还能让领导者了解员工时间是否得到有效利用。
多人同时值班会如何影响排班？
多位工作人员同时预约会影响日程安排，因为一次客户就诊可能需要多位医护人员、多项服务、多个诊室或资源。日程表需要将每项服务都归属于正确的医护人员，同时保持整个预约流程的连贯性。
品牌应该如何平衡员工配备和利用率？
品牌应通过比较排班工时、预约时间、营业时间、预约需求、服务组合和资源限制，来平衡员工配备和利用率。目标是在确保足够人员配备以保障客户体验的同时，避免员工时间闲置。
将员工排班系统集成到操作系统中
员工排班是多地点服务品牌内部最重要的操作系统之一。
系统运行正常时，客户可以找到合适的预约时间，员工可以了解预期工作内容，管理人员可以减少手动维护工作，领导者可以了解每个门店的时间和人才利用情况。一旦系统出现故障，其影响将波及各个方面：预约延误、工作量分配不均、人员闲置、员工沮丧以及服务质量不稳定。
解决方案并非更复杂的电子表格，而是一个整合了员工可用性、服务规则、预约需求、资源容量、管理人员工作流程和报告功能的联网排班系统。
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